Últimamente, sin importar con quién hable, hay temas recurrentes. Y en general, están asociados a demasiado trabajo, listas de tareas interminables y tiempo insuficiente.

En lo personal, siempre me ha preocupado el tema de la productividad, y desde hace un tiempo se ha convertido casi en una obsesión, que me llevó a leer bastante, investigar y probar qué funcionaba para mí.

Hace unos días, hablando con un cliente me decía: “Mi día debería tener 28 horas y aun así no me alcanzaría”. Fue como un Déjà vu. Un tiempo atrás yo tenía esa misma sensación, y por eso me propuse escribir un artículo sobre productividad, para compartir al menos una parte de lo que investigué y probé.

 

El principio de Pareto

También conocido como el principio 80-20, distribución A-B-C, ley de los pocos vitales o principio de escasez del factor, fue enunciado por Vilfredo Pareto en 1896.

Aplicado en temas de productividad se puede resumir como: “El 80% del resultado se obtiene con el 20% del esfuerzo”, mientras que para completar el 20% del resultado restante nos llevará el 80% del esfuerzo.

Detrás de la formulación y los porcentajes se esconde el hecho que generalmente perdemos enormes cantidades de tiempo en detalles sin importancia. Por lo tanto, se vuelve imprescindible saber en qué enfocarnos.

Siendo consciente que el 20% del esfuerzo va a producir el 80% de los resultados, deberíamos centrar todas nuestras energías en las tareas que van a hacer la diferencia. Si el 20% del trabajo restante no es imprescindible, podemos simplemente olvidarlo o dejarlo para un momento donde sea posible dedicarle el tiempo necesario.

Es decir que, es posible mejorar la productividad evitando hacer cosas inútiles. Es un principio simple, pero con la potencialidad de mejorar significativamente nuestra productividad.

 

Principio de Laborit

Henri Laborit, era un psicólogo francés (además de médico, biólogo y filósofo) que estudió el comportamiento humano, y llegó a las siguientes conclusiones:

1. Preferimos hacer de manera espontánea lo que nos gusta antes de lo que no nos gusta. Sería genial que buscáramos que nos guste lo que debemos hacer y por lo tanto sería mucho más fácil.
2. Tendemos a hacer lo más fácil antes que lo difícil. El problema es que, si tenemos muchas cosas “fáciles” para hacer, nunca encontraremos el tiempo para hacer las difíciles. La mejor recomendación es: “comerse el sapo primero”, encarando al principio de la jornada la tarea difícil.
3. Optamos por hacer antes lo más rápido que aquello que nos lleva más tiempo. Hay un pequeño truco que ayuda a sortear esta tendencia y es dividir las tareas complejas en varias más simples. De esa forma maximizamos la sensación de avance.
4. Solucionamos antes lo que es urgente en lugar de aquello que es importante. No siempre lo urgente es importante, ni lo importante es urgente. ¿Realmente es necesario dejar lo que estoy haciendo parar atender esa llamada?
5. Escogemos hacer lo que sabemos antes que hacer algo nuevo. No creo que siempre sea así, ya que hay quienes se motivan con el aprendizaje y afrontando nuevos retos. Pero, sí estoy convencido que tendemos a hacer las cosas de la forma que las hacemos siempre antes que experimentar nuevas alternativas.
6. Hacemos lo que nos imponen antes de lo que nosotros queremos hacer. Este es otro de los casos en que no estoy totalmente de acuerdo, pero acordemos que, en un ámbito laboral, los pedidos del jefe tienen cierta prioridad.

 

Primero lo más difícil

Existen razones biológicas que sugieren que es una buena idea priorizar las tareas más difíciles al principio del día.

Por miles de años, la reacción natural de nuestro cerebro siempre ha sido evitar el dolor o el esfuerzo. Hoy si bien la prioridad no es huir de los depredadores, lo es el huir de las tareas difíciles. El enfrentar lo difícil con la mente fresca en la mañana, sin dudas tiene sus ventajas.

Por otro lado, está lo que se conoce como fatiga de decisiones. Y se basa en que cada día, contamos con una energía mental limitada para tomar decisiones y por cada decisión que tomamos, por simple que ésta sea, vamos consumiendo parte de esa energía mental. Una vez que consumimos esa energía, comenzamos a tomar decisiones de peor calidad.

Como decíamos antes: “Cómase el sapo primero”.

 

Ley de Carlson

También conocida como la ley de las secuencias homogéneas, indica que el trabajo interrumpido será menos efectivo y tomará más tiempo que el que se ejecuta de manera continua.

Muchas personas se jactan de ser multitarea, que son capaces de hacer muchas cosas en simultáneo. También existe una creencia popular referida a que las mujeres tienen mayor capacidad que los hombres de hacer muchas tareas a la vez. Pues, le tengo una mala noticia. La ciencia se ha encargado de demostrar que tanto mujeres como hombres somos igual de malos (ineficientes) ejecutando tareas en simultáneo.

El ser humano no es multitarea. Sólo podemos enfocarnos en una tarea a la vez. Al cambiar a una nueva tarea, nos consume tiempo y energía sintonizarnos.

En otras palabras, la multitarea es la muerte de la productividad personal y tiene que ver con el costo de cambiar de tarea.

Si es necesario hacer varias cosas en un mismo día, es mejor encontrar los momentos para hacerlas cada una por separado. Hacer varias cosas a la vez casi es garantía de no terminar nada de lo que se ha empezado.

La ley de Carlson es el principio sobre el que se fundamenta el timeboxing, que ha dado lugar a algunas de las técnicas más conocidas para mejorar la productividad personal como puede ser la técnica Pomodoro.

Una lección importante que debemos aprender es que tenemos que ser muy conscientes de la importancia de gestionar adecuadamente las interrupciones.

Cuando nos interrumpen en el trabajo, no solo nos están apartando de la tarea, sino que rompen un estado mental de concentración al que cuesta mucho llegar. Rompen nuestro ciclo de trabajo y hacen que se prolongue en el tiempo.

Por lo tanto, cuando estemos ejecutando una tarea, es importante enfocarnos en lo que estamos haciendo y evitar distracciones hasta que la terminemos.

 

La ley de Illich

Todos, y aunque a veces nos cueste aceptarlo, tenemos capacidades de trabajo y concentración limitadas. Después de cierto tiempo dedicado a una tarea, nuestra productividad decrece irremediablemente.

En principio, parecería que esta ley va en contra la ley de Carlson (que sugería concentrarse en una tarea), pero no es así. De hecho, es necesario balancear ambas.

No es posible permanecer en un estado de máxima concentración durante mucho tiempo. Hay quienes sostienen que ese tiempo no supera los 25 minutos, y a partir de ahí nuestro rendimiento decae hasta que se vuelve contraproducente seguir trabajando. Es el momento de tomar un pequeño descanso.

Por otro lado, y con base en la misma ley, podemos concluir que trabajar muchas horas al día es contraproducente. Si trabajamos al máximo nivel durante la jornada laboral, es muy difícil rendir durante muchas horas seguidas. Seguramente la productividad decaerá sobre las últimas horas de la tarde.

Siguiendo la misma lógica de razonamiento, deberíamos tomarnos vacaciones de vez en cuando. Cuando pasamos muchos días seguidos sin descanso, aunque cumplamos escrupulosamente con nuestro horario, acumulamos fatiga mental. Esta fatiga hace que cada día nos resulte más difícil concentrarnos y nuestras horas de trabajo sean de menor calidad. Tomarnos unas vacaciones, cambiar de actividad y de rutina ayuda a mejorar nuestra productividad.

 

Ley de Parkinson

Cuanto más tiempo tenemos para finalizar una tarea, más tiempo nos llevará terminarla. El clásico ejemplo del estudiante que sólo se pasa la noche previa al examen estudiando, o todo el fin de semana terminando el trabajo que debe entregar el lunes.

Es esa tendencia que tenemos a postergar para mañana. La ley de Parkinson nos muestra que no sólo es un problema nuestro, es inherente al ser humano.

Cyril Northcote Parkinson enunció esta ley en 1957 en un libro en el que detallaba sus observaciones sobre el funcionamiento del Servicio Civil Británico.

Observó que, sin importar la cantidad de funcionarios (creciente todos los años), ni la cantidad de trabajo que tuvieran (decreciente por el declive del Imperio Británico), los tiempos para realizar las tareas seguían siendo los mismos.

En sus propias palabras: “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”.

Volviendo al tema de la productividad, podríamos enunciarlo como: Si no le ponemos límite, cualquier tarea consumirá todos los recursos disponibles.

La única solución que tenemos es acotar los recursos disponibles para realizar la tarea como, por ejemplo, los plazos, el dinero y los horarios.

Por lo tanto, cuando defina la tarea, asígnele un plazo máximo para cumplirla.

 

Ley de Murphy

Murphy sostenía que: “Todo lo que pueda salir mal, probablemente saldrá mal”. En términos de productividad implica que probablemente toda tarea llevará más tiempo del que pronosticamos en un principio.

Si no tenemos en cuenta ese incremento en los tiempos, terminemos siendo demasiado optimistas y seguramente no podremos culminar con el trabajo que nos propusimos.
A efectos prácticos, es recomendable manejar un margen de seguridad de al menos 30% sobre el tiempo que nos llevará hacer las tareas y luego con la experiencia se podrá ir ajustando.

 

Resumiendo

• Centre sus energías en el 20% de las tareas que hacen la diferencia.
• Divida las tareas complejas en varias más simples.
• Separe lo importante de lo urgente.
• Dedíquese primero a la tarea más difícil.
• Haga de a una sola tarea a la vez.
• Defina tiempos de trabajo y de descanso.
• Gestione las interrupciones.
• Evite distracciones.
• Póngale un plazo a cada tarea.
• Planifique sus tareas con un tiempo 30% superior al previsto y vaya ajustando.

Éstas son sólo algunas pautas relacionadas con la productividad. Espero que le. sean de utilidad y recuerde que, si necesita ayuda para ser más productivo en su empresa, contáctese o agende una reunión ¡Podemos ayudarle!

 

Carlos Gera
Director